Scopo e background
La facilitazione è l’abilità di base richiesta per qualificarsi come formatore CLIPS e, naturalmente, facilitatore, e il background più consigliato per chiunque desideri offrire consulenza e supervisione a processi di gruppo di qualsiasi tipo. Può essere definita come “l’arte e la pratica per rendere gli incontri più facili (dalla radice latina “facilis”), più efficaci, divertenti e produttivi per tutte le parti coinvolte” (es. sito IIFAC). La facilitazione non è un insieme fisso di tecniche e strumenti utilizzati nelle riunioni, ma piuttosto un atteggiamento più ampio e profondo radicato nei valori etici della giustizia sociale, dell’inclusività e dell’equità. A tal fine, si raccomanda una formazione di base sul lavoro di processo per acquisire conoscenze più approfondite su argomenti cruciali come grado, ruolo e leadership (vedi articoli separati).
Sebbene l’”Arte della Facilitazione” si applichi a diversi ambienti (dalle comunità e dalle ONG senza scopo di lucro al mondo degli affari, ai partiti politici e alle pubbliche amministrazioni) esistono caratteristiche comuni che sono presenti in tutti gli ambiti.
Le comunità ei piccoli gruppi non possono sempre permettersi facilitazioni professionali esterne, altamente consigliate per incontri di particolare importanza e rilevanza. L’approccio CLIPS incoraggia fortemente anche i gruppi piccoli e spontanei a facilitare ogni incontro e fare affidamento su risorse interne, membri che hanno un interesse e inclinazione personale nel campo e sono disposti a ricevere una formazione adeguata. La partecipazione agli incontri facilitati di altri gruppi può ispirare le persone ad adottare questo metodo estremamente efficace ea portarlo nel proprio contesto. La presenza di un facilitatore è altamente raccomandata, ma quando ciò non è possibile, devono essere predisposti almeno alcuni strumenti di base (ordine del giorno, verbalizzazione, ordine di intervento, piano d’azione, follow-up).
Breve esempio del processo:
Al fine di facilitare una riunione, sono necessarie una serie di passaggi: a) un’agenda ben bilanciata (comprensiva di tempo e luogo per la riunione) dovrebbe essere preparata in anticipo e condivisa tempestivamente con tutti i partecipanti e le altre parti interessate, invitando per il loro feedback e contributo; b) l’ambiente fisico dovrebbe essere preparato per accogliere l’evento e tutti i materiali e gli strumenti necessari dovrebbero essere disponibili, testati e pronti per l’uso per evitare perdite di tempo e confusione; c) la riunione stessa, nelle sue varie fasi (introduzione, presentazione dell’ordine del giorno, presentazione – dibattito – deliberazione su ciascun argomento; elaborazione del piano delle attività con scadenze e assegnazione dei compiti; chiusura e ringraziamento del gruppo); d) assicurarsi che i verbali siano redatti e siano a disposizione di tutti i partecipanti; e) dare seguito alle decisioni e alle attività conseguenti; f) programmare il prossimo incontro.
Sebbene tutte le fasi siano importanti, la fase c) è il fulcro del lavoro di un facilitatore. Supportare il gruppo nelle varie – e spesso ripetute – fasi (presentazione, informazione, dibattito, definizione, decisione, ecc.), aiutandolo a “partorire” al miglior risultato possibile (con incrollabile fiducia nel processo) durante tutto il percorso (talvolta estenuante) “le doglie di lavoro” è un servizio di altissimo valore, e una chiara manifestazione dell’Arte della Facilitazione.
Durante l’incontro possono essere applicate varie tecniche per mantenere il gruppo attivo, internamente coeso e in linea con l’ordine del giorno, e vi invitiamo a fare riferimento ai metodi e agli strumenti presenti su questo sito web. Equilibrare le dinamiche di gruppo e rispettare sia l’agenda che l’energia del gruppo, può trasformare magicamente le riunioni da momenti frustranti e noiosi in eventi socio-politici interessanti e gratificanti, che le persone attendono con sincera anticipazione.
Anche la fase e) dovrebbe essere attentamente considerata, un solido piano per le attività di follow-up deve essere prodotto (e apertamente condiviso!) per garantire che tutti gli impegni siano rispettati e le azioni svolte come deciso; nel verbale devono essere annotate le scadenze e gli incarichi assegnati, nonché i momenti di valutazione e feedback sulle attività programmate.
Risultati / Benefici, Influenza sui 4 livelli di CLIPS:
Nell’approccio CLIPS, la facilitazione della riunione è prima di tutto parte del livello della struttura. Riguarda direttamente l’organizzazione delle attività e della vita quotidiana del gruppo, che è necessaria attraverso una serie di decisioni grandi e piccole che portano ad azioni e risultati. Gli incontri sono i momenti fondamentali per il governo del gruppo, il momento in cui le decisioni vengono prese ufficialmente e si esprime il massimo potere politico del gruppo: l’impatto di queste decisioni plasmerà il futuro sia per gli individui che per la comunità. Decisioni solide e ben equilibrate porteranno all’efficacia e alla soddisfazione, aumentando le possibilità del gruppo di raggiungere la propria missione mantenendosi allineato alla propria visione.
La facilitazione interessa anche tutti i livelli CLIPS:
- integra tutti gli individui, che si sentono visti e ascoltati, aumentando così il loro senso di appartenenza al gruppo e la loro fedeltà alle decisioni prese);
- rafforza la comunità aiutando i membri a sentirsi più allineati e concentrati, e quindi a svolgere le azioni necessarie che soddisfano il piano strategico, la visione e la missione del gruppo;
- ricorda ai partecipanti le intenzioni condivise definendo in dettaglio quali azioni verranno attuate per rendere visibile nel mondo l’intenzione del gruppo;
- contribuisce a una pratica migliore, rafforza l’orientamento del gruppo e soddisfa i reali bisogni e desideri dei membri del gruppo.
Cosa serve per metterlo in pratica?
Prima di tutto, questo approccio ha bisogno di un gruppo che sia disposto a parlare di questioni intime e ad affrontarle con rispetto.
Ci deve essere una fiducia di base negli altri membri del gruppo e valori condivisi sulla diversità, l’auto-responsabilità e il rispetto.
I partecipanti hanno bisogno di un atteggiamento di empatica benevola curiosità per l’essere umano in generale e per ogni partecipante nella situazione concreta del gruppo. Dovrebbero essere in grado di aprirsi, condividere e interrogarsi.
Come detto in precedenza, partecipare a un incontro ben facilitato può essere un vero e proprio aprirsi la mente e creare entusiasmo per questo modo ordinato e tuttavia creativo di organizzare il lavoro.
Diventare un buon facilitatore, e farne una professione, richiede doti personali e un buon livello di esperienza. Si può iniziare a leggere un manuale (molti sono disponibili in molte lingue) e assistere i facilitatori amici quando questa opportunità è possibile.
Competenze di facilitazione più ampie possono essere apprese in corsi di formazione specifici che possono durare da un paio di giorni (un fine settimana di introduzione) a diversi anni per corsi dettagliati e approfonditi.
Un certificato o diploma viene rilasciato da ogni istituto/scuola secondo il proprio protocollo. Innanzitutto, questo approccio richiede un gruppo disposto a parlare di questioni intime e ad affrontarle con rispetto.
Ulteriori informazioni - Possibilità di formazione nell'approccio.
L’IAF (International Association of Facilitators) e l’IIFAC (International Institute for Facilitation and Change, che ha dato origine all’European IIFAC-E) sono buoni riferimenti per gli standard internazionali.
La letteratura sull’argomento è ampiamente disponibile.